มข.พลิกโฉมการบริหารองค์กรการศึกษาด้วย ERP มุ่งก้าวสู่มหาวิทยาลัยสมรรถนะสูง

มหาวิทยาลัยขอนแก่นกำลังเดินหน้าสู่การเป็นผู้นำด้านการบริหารจัดการในวงการอุดมศึกษาไทย ด้วยการนำระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) แบบบูรณาการมาใช้เป็นแห่งแรกในประเทศ ซึ่งโครงการนี้เป็นส่วนหนึ่งของยุทธศาสตร์ “KKU Transformation” ที่มุ่งปฏิรูปการบริหารจัดการของมหาวิทยาลัย ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
เมื่อวันที่ 6 ตุลาคม 2567 รองศาสตราจารย์ นายแพทย์ชาญชัย พานทองวิริยะกุล อธิการบดีมหาวิทยาลัยขอนแก่น ได้ออกมาเปิดเผยในรายการ Leader Talk ว่า แนวคิดนี้เริ่มต้นขึ้นเมื่อ 5 ปีที่แล้ว เพื่อแก้ไขปัญหาความล่าช้าในกระบวนการทำงานที่เกิดจากการแยกส่วนของระบบต่างๆ โดยเฉพาะระบบการเงิน และ ระบบทรัพยากรบุคคล ซึ่งส่งผลให้เกิด “process roadblocks” ในการดำเนินงาน
เพื่อก้าวข้ามอุปสรรคดังกล่าว มหาวิทยาลัยจึงนำแนวคิด “share data model” มาใช้ โดยบูรณาการ 3 ระบบหลักเข้าด้วยกัน ได้แก่: ระบบ Enterprise Performance Management (EPM): ครอบคลุมการวางแผนยุทธศาสตร์ การจัดทำงบประมาณ และ การกำหนดกิจกรรมต่างๆระบบ Enterprise Resource Planning (ERP): ดูแลเรื่องการจัดซื้อจัดจ้าง การบริหารการเงินและบัญชี การบริหารสินทรัพย์ และการจัดการห่วงโซ่อุปทาน
ระบบ Human Capital Management (HCM): รับผิดชอบด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลทั้งหมด
การนำระบบทั้งสามมาใช้พร้อมกันและเชื่อมโยงกันอย่างสมบูรณ์ จะช่วยให้เกิดการไหลเวียนของข้อมูลระหว่างระบบอย่างมีประสิทธิภาพ ครอบคลุมการทำงาน 52 หน่วยธุรกิจ (Business Units)ทุกส่วนงานในมหาวิทยาลัย ที่ประกอบไปด้วย 19 คณะ 4 วิทยาลัย 1 บัณฑิตวิทยา 15 วิสาหกิจ และ 7 หน่วยงานตามยุทธศาสตร์ สำหรับความพร้อมในการนำระบบ ERP มาใช้ อธิการบดีมหาวิทยาลัยขอนแก่น เปิดเผยว่า เป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลา และ ความทุ่มเทอย่างมาก

“มหาวิทยาลัยได้จัดตั้งคณะกรรมการกำกับดูแลเมื่อ 3 ปีที่แล้ว เพื่อทำหน้าที่ในการทำความสะอาดข้อมูล โดยการ แก้ไข ลบ แทนที่ และจัดรูปแบบของข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ ซ้ำซ้อน ให้มีความถูกต้องและเป็นระเบียบ (Data Cleansing) และออกแบบระบบ นอกจากนี้ยังมีการจัดตั้ง War Room เพื่อรวบรวมผู้รับผิดชอบจากทุกระบบมาทำงานร่วมกัน มีการฝึกอบรมบุคลากรที่เป็น Key User และอยู่ระหว่างการทดสอบระบบ โดยมีแผนที่จะอบรม End User ต่อไป”
นอกจากนี้ อธิการบดีมหาวิทยาลัยขอนแก่น ยังมองว่า การนำระบบ ERP มาใช้จะเป็นการยกระดับมหาวิทยาลัยขอนแก่นให้เป็นองค์กรที่มีสมรรถนะสูง (High Performance Organization) โดยจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการใน 2 ด้านหลัก คือ การลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น (Lean Management) และ การนำเทคโนโลยีมาช่วยในการทำงาน ซึ่งจะส่งผลให้มหาวิทยาลัยสามารถควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้น มีการทำงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น”
“เราเป็นมหาวิทยาลัยแห่งแรกในประเทศไทยที่นำระบบ ERP แบบบูรณาการมาใช้ การดำเนินการนี้เป็นทั้งการยกระดับการบริหารจัดการภายในและยังแสดงให้เห็นถึงวิสัยทัศน์ ความมุ่งมั่นของมหาวิทยาลัยขอนแก่นในการเป็นผู้นำด้านนวัตกรรม การบริหารในวงการอุดมศึกษาไทย ซึ่งจะส่งผลดีต่อคุณภาพการศึกษา การวิจัย และการบริการวิชาการในระยะยาว ทำให้มหาวิทยาลัยสามารถบรรลุเป้าหมายในการเป็นองค์กรที่มีสมรรถนะสูงและพร้อมรับมือกับความท้าทายในอนาคตได้อย่างมั่นคง”
“ทั้งนี้มหาวิทยาลัยได้กำหนดวันเริ่มใช้งานระบบ ERP อย่างเป็นทางการในเดือนตุลาคม 2567 ซึ่งตรงกับ การเริ่มต้นปีงบประมาณใหม่ ในขณะเดียวกันการนำระบบ ERP มาใช้นี้ยังสอดคล้องกับนโยบายรัฐบาล ในการส่งเสริมการเป็นรัฐบาลดิจิทัล (Digital Governance) และ คาดว่าจะเป็นต้นแบบให้กับหน่วยงานอื่นๆ ในอนาคต”
รศ.นพ.ชาญชัย กล่าว.